Comunicação interna e externa – São essenciais para o negócio?
Todos sabemos que as grandes empresas são aquelas que assumem os seus colaboradores como os seus melhores ativos. Mas, muitas empresas têm ainda algumas dificuldades em gerir a sua comunicação interna.
E, se uma empresa não tem a sua comunicação bem definida, isso pode ter uma enorme influência no próprio desenvolvimento do negócio.
Investir num relacionamento com o cliente, publicidade online, marketing de conteúdo ou qualquer outro tipo de ação de marketing digital, é importante. Contudo, fazê-lo sem uma correta gestão interna entre departamentos pode ser um “tiro no pé”.
Desta forma, uma correta gestão empresarial deve ser focada em dois pontos:
- Alinhamento da comunicação com os colaboradores
- Definição das comunicações para o exterior
Iremos explorar estes dois pontos.
Comunicação Interna: Porque é que a mesma não deve ser descurada?
Para quem tem ainda algumas dúvidas, a comunicação interna é um conjunto de ações que visa a transmissão de mensagens estratégicas dentro da própria empresa.
Esta comunicação tem como principal objetivo garantir que todos os colaboradores percebem quais os valores, missão e objetivos da empresa. Permitindo que todos se esforcem para que os mesmos sejam alcançados.
Existem diversas vantagens associadas a este tipo de comunicação, sendo que, do nosso ponto de vista os principais são:
- Garante a melhoria do ambiente dentro da organização
- Aumenta a produtividade interna
- Diminui a taxa de rotatividade dos colaboradores
- Facilita a integração de novos colaboradores, independentemente do departamento onde se inserem
- Minimiza os rumores sobre o negócio
- Reduz os efeitos da crise, já que todos se encontram alinhados com os problemas e tentam encontrar uma solução alternativa
Se neste momento está a pensar como é que pode melhorar a comunicação interna na sua empresa, deixamos-lhe algumas dicas de seguida.
- Conheça bem a sua empresa e os seus colaboradores
- Desenvolva um plano que lhe permita comunicar eficazmente com todos os departamentos e funcionários
- Incentive a comunicação clara e transparente entre departamentos e colaboradores
- Seja transparente com os funcionários (relativamente às fases boas e menos boas da empresa)
- Facilite o contacto entre os diferentes departamentos
- Ouça o que os seus colaboradores têm a dizer
- Utilize diferentes canais de comunicação interna (email, powerpoint, vídeos, plataformas intranet, TV corporativa, redes sociais)
- Crie ações e eventos de team building
- Reconheça os esforços dos seus colaboradores e gratifique-os
- Acompanhe e otimize os indicadores da comunicação que tem sido desenvolvida
Estas são apenas 10 formas de melhorar a comunicação interna da sua empresa. Se forem levadas a cabo, vão ter repercussões muito positivas no desenvolvimento do negócio.
Porque deve ter um plano de comunicação externo?
Todas as empresas funcionam através de objetivos (e se não o fazem é um grande erro). Todas as ações de comunicação (interna ou externa) devem estar previamente definidas de forma a que os objetivos definidos sejam passíveis de serem alcançados.
Sabemos também que muitos negócios, não têm a possibilidade de ter um departamento de marketing que seja responsável pela implementação da comunicação digital. Dessa forma, torna-se essencial que em conjunto consigam definir como será realizada a comunicação empresa – consumidor.
É neste ponto que a comunicação interna é de extrema importância. Isso porque vai ajudar a que em conjunto consigam definir um bom plano de comunicação externa.
Se não sabe para que serve este plano e quais as ações que devem constar do mesmo, não se preocupe que damos-lhe umas dicas.
De forma prática um plano de comunicação é uma guia que vai orientar toda a comunicação digital (ou não) de um negócio. É importante frisar que o mesmo não é estanque e deve ser alterado de acordo com a evolução do negócio.
Muitas empresas, optam por criar um plano de comunicação anual onde definem os seguintes parâmetros:
- Quem – Quem é o target da empresa ou de uma campanha em específico
- O que – Quais as mensagens que vão ser passadas
- Quando – Ou seja quando é que determinada campanha será realizada e qual a sua duração
- Como – Quais os canais e as formas como a mensagem será passada para o exterior
- Por quem – Quem é o mensageiro (ou seja, se fazem internamente ou se a implementação do plano de comunicação será delegada a terceiros).
Exemplo prático de um plano de comunicação interna e externa
Imagine uma empresa que presta serviços de consultoria e que tem 10 colaboradores, sendo que existem três departamentos distintos: contabilidade, marketing e comercial e gestão de projetos.
Anualmente são definidos os dois planos de comunicação (interno e externo), que não são estanques. Ou seja, que podem ser alterados no caso de haver necessidade.
1 – Plano de comunicação interna
De forma a melhorar a comunicação interna da empresa, o CEO prepara as seguintes ações:
- Semanalmente é enviado um email para todos os departamentos com a informação do trabalho que deve ser desenvolvido na semana seguinte. Deve também abordar os pontos positivos e negativos da semana transata
- Uma vez por mês é realizada uma reunião interna onde são abordados os desempenhos da empresa nesse mesmo mês (com recurso a vídeo, infográficos ou powerpoints). São também estabelecidos objetivos para o mês seguinte
- Na data de aniversário da empresa é desenvolvido um evento de team building onde todos os colaboradores vão fazer atividades de melhoria de relacionamento
- Sempre que um objetivo é concluído, é realizado um almoço de equipa
- No natal é organizada uma reunião onde são abordados os objetivos do ano seguinte, assim como é realizada a apresentação dos resultados do ano que passou, seguido de um almoço ou jantar de Natal
- No caso de existir alguma mudança no mercado, é realizada uma reunião de equipa de forma a alinhar estratégias
- De 3 em 3 meses são realizadas ações de formação que visam capacitar os colaboradores de novos conhecimentos
Estas ações de comunicação interna, visam não só promover uma transparência entre a empresa e os colaboradores, como mantê-los a par da evolução do negócio. Só mantendo esta transparência é que é possível garantir que a comunicação é realizada de forma efetiva entre todos.
2 – Plano de comunicação externa
Para o ano de 2020 a empresa definiu alguns objetivos:
- Aumentar em 10% o volume de negócios mensais
- Aumentar a notoriedade da marca em 25%
- Angariar até ao final do ano 25 novos clientes
De forma a conseguir alcançar os objetivos previamente estabelecidos, a empresa criou com a ajuda de todos os departamentos um plano e comunicação que engloba:
- Marketing de conteúdos – Duas publicações semanais de conteúdos no blog da empresa, assim como nas redes sociais em que se insere (LinkedIn, Instagram e Facebook)
- Participação numa feira de empreendedorismo (que permite aumentar a notoriedade e recolher leads de pessoas interessadas num dos vários serviços da empresa)
- Criação e envio de uma newsletter mensal (para firmar a notoriedade perante o consumidor, mas também para informar sobre um novo serviço)
- Realização de um webinar mensal para esclarecimento de dúvidas da comunidade
- Implementação de 4 campanhas de Adwords e Facebook ao longo do ano, de forma a angariar leads
- Criação de duas campanhas de telemarketing com a duração de 2 a 3 semanas cada, para angariar leads
- Atualização do site de acordo com as melhores práticas de SEO
- Realização de um relatório mensal que permita uma visualização dos resultados das ações que estão a ser implementadas e que permitam fazer um ajuste nas ações desenvolvidas
- Juntar-se a uma causa social de forma a ajudar quem mais necessita e promover a notoriedade do negócio
Esperamos que com este artigo tenha percebido um pouco melhor a importância de ter um plano de comunicação interna e externa. Vai ver que com o mesmo é muito mais simples conseguir alcançar todos os objetivos que definiu previamente para o seu negócio.
